Urząd Gminy Gaworzyce Zarzadzenie Nr 57/2016- w sprawie organizacji i funkcjonowaniakontroli zarządczej - Rok 2016 -

Zarządzenie Nr 57/2016

Wójta Gminy Gaworzyce

z dnia 27 lipca 2016 r.

w sprawie organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Gaworzyce
i pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy Gaworzyce

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013, poz. 885 z późniejszymi zmianami) w związku z Komunikatem Ministra Finansów Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Ministra Finansów Nr 15, poz. 84)

Zarządzam, co następuje:

§1.

1. Wprowadzam w życie zasady prowadzenia w Urzędzie Gminy Gaworzyce kontroli zarządczej.

2. Ustalam Zasady prowadzenia kontroli zarządczej w Gminie Gaworzyce oraz pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy Gaworzyce stanowiące Załącznik Nr 1 do zarządzenia sprawie organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Gaworzyce i pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy Gaworzyce.

3. Ustalam zasady zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy Gaworzyce oraz pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy Gaworzyce stanowiące Załącznik Nr 2 do zarządzenia sprawie organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Gaworzyce i pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy Gaworzyce.

4. Ustalam zasady monitorowania i dokonywania samooceny systemu kontroli zarządczej oraz udzielania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej, stanowiące Załącznik Nr 3 do zarządzenia sprawie organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Gaworzyce i pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy Gaworzyce.

§2.

1. Kontrola zarządcza w Urzędzie Gminy Gaworzyce oraz pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy Gaworzyce funkcjonuje w oparciu o standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych i uwzględnia specyfikę działalności prowadzonej przez daną jednostkę.

2. Celem kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Gaworzyce oraz pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy Gaworzyce jest zapewnienie:

1. zgodności działalności z przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi (regulaminami, instrukcjami i procedurami),

2. skuteczności działania,

3. wiarygodności sprawozdań,

4. ochrony zasobów,

5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

6. efektywności przepływu informacji i komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej,

7. skuteczności zarządzania ryzykiem,

8. stosowania skutecznych mechanizmów kontroli,

9. bieżącego monitorowania i samooceny procesów kontroli zarządczej,

10. szybkiego reagowania w sytuacji pojawiających się zagrożeń, ryzyka i nieprawidłowości.

§3.

Kontrola zarządcza prowadzona jest na dwóch poziomach:

1. I poziom - poziom jednostki organizacyjnej Gminy Gaworzyce,

2. II poziom - poziom jednostki samorządu terytorialnego.

§4.

1. Kontrolę zarządczą sprawowaną przez Wójta wykonywać mogą również w Gminie Gaworzyce:

1. członkowie Najwyższego Kierownictwa ( Zastępca Wójta Gminy/Sekretarz, Skarbnik Gminy),

2. kierownicy jednostek organizacyjnych - odpowiedzialni za wdrożenie
   i funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w kierowanych przez siebie jednostkach,

3. kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu oraz urzędnicy wyznaczeni do realizacji powierzonych zadań - w ramach kontroli funkcjonalnej,

4. pozostali pracownicy Gminy Gaworzyce,

5. podmioty zewnętrzne (również osoby fizyczne) na zasadzie zawarcia umowy cywilno
   –prawnej, upoważnione do tego przez Wójta, które zawodowo prowadzą działania kontrolne lub audytowe.

2. Osoby, o których mowa w §4 ust.1 kształtują zespół działań zarządczych, których celem jest nadzorowanie i kontrolowanie funkcjonujących procesów realizacji zadań
   w kierowanych przez nich jednostkach i komórkach w sposób dający Wójtowi rozsądne zapewnienie, że:

1. 1. działania podległych im jednostek i komórek pozostają w zgodzie z przepisami prawa, zasadami przyjętymi w jednostce (procedurami) oraz ze standardami,

   2. zasoby są używane oszczędnie i w sposób przynoszący pożytek, a jakości usług nadano odpowiednią rangę,

   3. plany jednostek, programy, zamierzenia i cele są osiągane,

   4. dane i informacje publikowane lub udostępniane wewnętrznie, czy na zewnątrz
      są dokładne, wiarygodne i aktualne,

   5. zasoby organizacji (włączając w to pracowników, systemy, dane/informacje
      i reputację) są dostatecznie zabezpieczone (nadzorowane),

   6. ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i monitorowane, celem ciągłej poprawy procesów realizacji zadań.

3. Osoby, o których mowa w §4 ust.1 w ramach kontroli zarządczej dbają o minimalizowanie ryzyka niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków poprzez:

1. 1. analizę informacji zarządczych pochodzących ze wszystkich źródeł, o występujących zagrożeniach w osiągnięciu celów lub zadań (projektów),

   2. inicjację działań: korekcyjnych, korygujących, naprawczych bądź wspomagających,

   3. organizację i nadzór nad skutecznością działania systemem kontroli zarządczej oraz prawidłowością wykorzystywania sygnałów pochodzących z prowadzonych działań kontrolnych,

   4. sprawowanie nadzoru nad procesem zarządzania ryzykiem w ramach systemu kontroli zarządczej I i II poziomu,

   5. prowadzenie działalności wspomagającą Kierowników komórek/jednostek organizacyjnych Gminy Gaworzyce w zakresie planowania zadań, celów, mierników i zarządzania ryzykiem.

4. Osoby, o których mowa w §4 ust.1 w ramach kontroli zarządczej dbają o minimalizowanie ryzyka niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków mających wpływ na:

1. 1. uszczuplenie wpływów należnych Gminie Gaworzyce,

   2. dokonanie wydatku powodującego przekroczenie kwoty wydatków ustalonej w planie finansowym Urzędu Gminy Gaworzyce,

   3. zaciągnięcie zobowiązania bez upoważnienia określonego ustawą budżetową, uchwałą budżetową lub planem finansowym albo z przekroczeniem zakresu tego upoważnienia, lub z naruszeniem przepisów dotyczących zaciągania zobowiązań przez Gminę Gaworzyce ,

   4. niewykonanie w terminie zobowiązania Gminy Gaworzyce, w tym obowiązku zwrotu podatku, nadpłaty lub nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne,

   5. działanie lub zaniechanie skutkujące zapłatą ze środków publicznych kary, grzywny lub opłaty stanowiącej sankcję finansową, do których stosuje się przepisy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

§5.

1. Koordynację kontroli zarządczej prowadzi Zastępca Wójta Gminy/Sekretarz.

2. Zastępca Wójta/Sekretarz, w imieniu Wójta Gminy, sprawuje bezpośredni nadzór nad stanem kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych gminy.

§6.

1. System kontroli zarządczej podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie.

2. Monitorowania systemu kontroli dokonują kierownicy komórek organizacyjnych.

3. Wyniki monitoringu przedkładane są Zastępcy Wójta Gminy.

§7.

Nadzorowanie i kontrolowanie jest funkcją kierowania i pozostaje integralną częścią ogólnego zespołu działań zarządczych. W związku z tym do obowiązków kierowników wszystkich szczebli komórki/jednostki należy:

1. identyfikowanie i ocena ryzyka niepowodzenia (nieprawidłowości, straty itp.) związanego z konkretnym obszarem działań (usług, produktów),

2. opracowanie i ustalenie zasad (polityki), planów, standardów działań, systemów i innych środków, aby zminimalizować, ograniczyć lub usunąć ryzyko związane ze zidentyfikowanym zagrożeniem,

3. wprowadzenie praktyczne mechanizmów (lub narzędzi, procedur) nadzorowania i kontrolowania, które zachęcają i wymagają od podległych pracowników wykonywania swoich obowiązków w taki sposób, aby osiągnąć cele kontroli zarządczej wymienione powyżej,

4. zapewnienie skuteczności wykonywania kontroli zarządczej i dbałość o ciągłą poprawę funkcjonujących u siebie procesów realizacji zadań.

§8.

1. 1. Zobowiązuję Kierowników jednostek organizacyjnych Gminy do wdrożenia standardów kontroli zarządczej w kierowanych przez nich jednostkach organizacyjnych Gminy i zapewnienia ich stosowania.

1. 2. Zobowiązuję Kierowników jednostek organizacyjnych Gminy do opisania i udokumentowania w formie pisemnej zasad stosowania kontroli zarządczej w kierowanych przez nich jednostkach organizacyjnych.

   3. Zobowiązuję Kierowników jednostek organizacyjnych w ramach II poziomu kontroli zarządczej do określania zadań, celów, mierników oraz zarządzania ryzykiem oraz monitorowania i dokonywania samooceny systemu kontroli zarządczej i składania informacji o stanie kontroli zarządczej na zasadach określonych w niniejszym zarządzeniu.

§9.

Zobowiązuję wszystkich pracowników do przestrzegania zasad przyjętych w ramach systemu kontroli zarządczej.

§10.

Wykonanie zarządzenia powierzam Zastępcy Wójta Gminy Gaworzyce.

§11.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.